Com o fechamento mensal é possível apurar as diferentes movimentações realizadas por uma empresa dentro de um período em questão. Trata-se de uma operação obrigatória para as companhias, mas que nem por isso deixa de ser relevante em termos de gestão. Havendo o devido controle de fechamento mensal, é possível avaliar as operações financeiras realizadas e reunir ferramentas capazes de simplificar o processo de tomada de decisão.
Quer saber como isso pode ser feito de maneira otimizada? Então, acompanhe o artigo e confira!
Comece cuidando da organização
O controle de fechamento mensal começa quando a sua empresa se organiza em função dele. Para tanto, antes mesmo do início das operações em um período, procure estabelecer critérios para simplificar o trabalho de armazenamento e análise de dados.
Você pode fazer uso de planilhas como as do Excel e do Google ou então contar com recursos mais sofisticados. O importante é anotar cada operação realizada, especialmente quando a empresa se divide em diferentes departamentos.
Tenha em mente que o tamanho do seu negócio interfere diretamente na facilidade de organização dentro dele. Empresas pequenas até podem fazer uso de recursos mais simples, entretanto, na medida que vão crescendo, passam a ter maiores dificuldades. Quanto maior e mais complexa for a organização, maior será a demanda por recursos sofisticados o bastante para permitir que os diferentes processos gerem dados relevantes.
Prepare o departamento financeiro
O setor financeiro terá fundamental importância no controle de fechamento mensal. Para tanto, é preciso que atue de maneira integrada com os demais. Caberá a ele fazer uso da informação produzida por toda a empresa, realizando lançamentos e registros com eficácia. Sendo assim, no que diz respeito à organização, é preciso ter atenção especial às ferramentas e soluções utilizadas pelo departamento financeiro.
É necessário garantir a devida eficiência para o fluxo de caixa, buscando fazer dele elemento essencial para a boa gestão financeira da companhia. Vale lembrar que um fluxo de caixa eficiente é útil também para que outras atividades sejam aperfeiçoadas.
Fique de olho na movimentação fiscal
A questão fiscal também tem grande importância no controle de fechamento. No movimento fiscal, tanto os documentos fiscais de entrada quanto os de saída devem estar presentes, sejam NF-e, NFC-e, NFS-e, entre outros. Somente quando esses documentos são registrados de maneira eficaz é que o fechamento mensal pode ser feito adequadamente.
É por isso que se faz necessário simplificar o trabalho com a informação: conte com um sistema capaz de garantir acesso constante e intuitivo às diferentes operações registradas.
Vale lembrar que a movimentação fiscal tem impactos significativos no departamento financeiro, por isso, é importante que seja feita de maneira criteriosa.
Aperfeiçoe o controle de estoque
Ao estoque deve sempre ser dada sua devida importância, independentemente do tipo de empresa. É preciso ter um controle rigoroso a respeito das unidades armazenadas, para garantir que, em caso de necessidade, a empresa não corra o risco de perder vendas.
Além disso, é importante pensar no estoque do ponto de vista estratégico, pois se trata de um setor que tem grande utilidade, reunindo informações para o gestor e dando a ele condições para fazer do fluxo de mercadorias um diferencial no negócio.
As informações do estoque também exercem influência sobre os demonstrativos financeiros e auxiliam em cálculos relevantes como das despesas ligadas a vendas de mercadorias ou a transferência de serviços. Assim, com um controle eficiente do estoque, você simplifica o fechamento mensal.
Atenção à questão trabalhista
É importante fazer o registro adequado de tudo o que a empresa movimenta, inclusive, no que diz respeito aos colaboradores. Dessa forma, documentos trabalhistas auxiliam no processamento da folha e podem ser úteis na análise de obrigações acessórias.
Alguns deles são a guia de recolhimento de tributos, entre os quais podemos citar o FGTS e o INSS, os recibos de pagamentos, atestados médicos, férias, rescisões, entre outros.
Sofistique os trabalhos contábeis
Será a contabilidade a responsável por transformar esses dados colhidos em informações sofisticadas para a empresa. Você pode contar com uma equipe própria dedicada a essas atividades ou terceirizar o setor, de qualquer forma, os contadores devem tratar os dados, conferi-los, fazer o fechamento e emitir os relatórios para a gestão com o máximo de atenção e confiabilidade possíveis.
Seu trabalho será grande, pois entre os documentos analisados estarão balanços, balancetes, demonstração de resultados, entre outros.
Quando esse trabalho é bem executado, o gestor tem como comparar os resultados com o de períodos anteriores e assim avaliar se a empresa está evoluindo.
Não se surpreenda com a conciliação contábil
O ideal é que o departamento financeiro filtre as informações para que o departamento contábil faça a sua análise e lance o resultado final. Quando tudo corre bem, a gestão pode estimar projeções para os períodos seguintes e pensar no planejamento estratégico.
Entretanto, havendo divergências, caberá ao responsável pela contabilidade conferir com o departamento financeiro as informações incompatíveis. A isso damos o nome de conciliação contábil. Assim, para que a operação seja realizada com o máximo de precisão possível, é preciso que tanto o setor responsável pela contabilidade quanto pelo financeiro estejam devidamente alinhados, falando a mesma língua mesmo diante de eventuais divergências.
Automatize processos
Toda essa movimentação exigida pode ser simplificada sem que a qualidade dos processos diminua. Para tanto, existem recursos como os chamados sistemas de gestão, ou ERPs. Com eles, o dia a dia das empresas pode ser otimizado, gerando produtividade e fidelizando clientes.
Esses sistemas permitem benefícios para diferentes finalidades. Um deles diz respeito a uma demanda que ficou clara ao longo do texto: a integração entre os departamentos. Setores diferentes geram dados diferentes, o que pode fazer com que a organização da sua empresa se torne um empecilho para o fechamento mensal.
Com a integração de dados você consegue ganhar tempo nas atividades anteriormente citadas e fazer com que o fechamento mensal seja aperfeiçoado. É um caminho racional na busca por resultados e melhoria de processos.
Enfim, sabendo fazer o fechamento mensal de sua empresa você tem como prosperar no seu trabalho. Coloque as dicas em prática e comece a crescer.
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