Orçamento na primeira reunião com o cliente: devo apresentar?

Orçamento na primeira reunião com o cliente: devo apresentar?

orçamento na primeira reunião

Sejamos honestos: é possível, no mesmo instante que você conhece melhor o cliente e suas expectativas para o projeto, já apresentar seus custos? Muitos profissionais acreditam que sim, contudo, é importante rever essa posição. Se você também acha que o momento ideal para precificar seu trabalho é no primeiro encontro com o cliente, saiba que essa pode ser uma estratégia capaz de prejudicar suas prospecções. Como você pode elaborar o valor de um projeto no mesmo instante que está se familiarizando com as demandas do cliente e com o programa de necessidades, por exemplo? Sem conhecer o perfil do cliente, suas preferências e particularidades, qualquer acerto corre o risco de ser um “tiro no escuro”.

Além disso, as chances de você errar na composição do seu orçamento aumentam e podem comprometer o trabalho como um todo, fazendo com que você tenha um ganho mínimo ou nem consiga ter lucros com a realização do trabalho. A primeira reunião deve servir de várias maneiras para você, mas especialmente para que seja possível saber em detalhes o que está sendo solicitado. Mesmo que você conheça seu cliente anteriormente ou, ainda, já tenha tido contatos por telefone ou e-mail, é presencialmente que qualquer dúvida se desfaz e você consegue identificar todas as variáveis presentes no projeto.

Tecnicamente, você precisa saber detalhes do futuro trabalho: a finalidade do projeto, informações sobre o local ou responsabilidades sobre a execução, por exemplo. Assim, você é capaz de traçar um panorama em relação ao total de horas dedicadas exigidas, deslocamentos necessários ou, ainda, quantos integrantes da sua equipe serão escalados para o projeto. Informações relacionadas ao gosto pessoal do seu cliente, especialmente ligadas aos acabamentos e finalizações, ficam para momentos posteriores ao fechamento do contrato, mas também podem ser debatidas no encontro inicial como futuras diretrizes projetuais.

No entanto, há detalhes sobre o cliente e suas rotinas que precisam ser considerados na elaboração de qualquer orçamento. Qual é sua disponibilidade, por exemplo, para encontros e acompanhamento do projeto? As reuniões poderão ser realizadas durante o dia ou será preciso agendar atividades em horários alternativos? O cliente é capaz de se deslocar até seu escritório ou você precisará encontrá-lo? Além disso, tentar identificar as reações do cliente diante das situações cotidianas de uma obra ou reforma, por exemplo, é um bom indicativo sobre como será seu comportamento durante o desenrolar do projeto.

Por isso, mensurar a dimensão do trabalho não depende apenas de questões projetuais, mas também é algo que se relaciona ao cliente e sua “complexidade”. A combinação desses fatores precisa ser considerada para que seu preço expresse fielmente seus custos e o ganho necessário para que o trabalho valha a pena. Assim, é previsível que o primeiro encontro do arquiteto com o cliente não pode ter o orçamento como pauta: há o risco de que o cliente, ao discordar do valor apresentado, simplesmente não retorne mais. Por isso, encare essa reunião inicial como um momento para você conhecer o cliente e sua demanda. E somente isso!

Aproveite esse encontro inicial também para apresentar (seja para seu cliente novo ou mesmo para aqueles que já trabalham com você) sua sistemática de trabalho e todos os momentos que constituem sua prestação de serviço. Parece óbvio, mas “comece do começo”: familiarize o cliente com as etapas de um projeto, desde sua concepção até os passos finais, fazendo com que ele entenda a complexidade do trabalho de um arquiteto. Conquiste o cliente em todos os momentos e faça com que ele perceba que você é o melhor profissional para a demanda que ele possui.

Reuniões com futuros clientes são corriqueiras na rotina de um arquiteto e, para que elas sejam frutíferas, você precisa estar sempre preparado. Esteja sempre pronto para se apresentar com qualidade e organize seu portfólio de forma atraente. Pense em todos os detalhes para conquistar o cliente, escolhendo um local tranquilo para o encontro. Contudo, não esqueça: você investe tempo e se prepara para receber seu cliente com conforto, no entanto, não há garantias de que tal encontro será convertido em um novo projeto.

Se sua dúvida é como contornar tal situação, vamos dar uma ideia que é fruto de nossas próprias experiências profissionais. Uma estratégia para amenizar perdas é a previsão de uma pequena taxa sobre o primeiro encontro. Pode até parecer estranho, mas essa reunião poderia equivaler, por exemplo, a uma consultoria que você cobra sobre o valor da sua hora de trabalho. Se o contrato não for fechado, ao menos você acaba sendo remunerado pelo tempo dispendido.

Na situação inversa, do encontro se converter em um projeto, você simplesmente descontará esse valor no orçamento a ser calculado, integrando-o ao valor final. Não há uma fórmula exata para cobranças, contudo, valorizar seu trabalho é fundamental para que qualquer projeto seja lucrativo. Outra dica: cada profissional conta com suas maneiras de elaborar preços, mas não encontre suas variáveis somente em tabelas e dados estáticos.

É importante ter referências para estabelecer seu preço, contudo, entenda a importância do momento e do projeto para seu cliente, conhecendo cada etapa do projeto. Uma conversa bem elaborada, com disponibilidade para que você possa entender o comportamento do seu cliente, tem grande valor no momento de organizar seu trabalho. Lembre-se que você está sendo contratado para materializar o sonho de alguém e, por isso, dedicar atenção extrema desde o princípio é importante para bons resultados.

Após traçar um perfil do cliente e conhecer o projeto em detalhes, você está apto a montar um orçamento com qualidade e já deve agendar um novo encontro com o cliente. Junto ao orçamento, apresente o escopo da proposta e diretrizes gerais do desenvolvimento do trabalho. Prefira sempre um encontro presencial, evitando ao máximo encaminhar seu orçamento por e-mail ou telefone, exceto se seu cliente está em outro estado ou país. O “olho no olho” é a melhor forma de apresentar qualquer proposta de trabalho e, sem dúvida, a melhor estratégia para quem quer fechar bons negócios!

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