{"id":1280,"date":"2018-03-27T11:52:52","date_gmt":"2018-03-27T14:52:52","guid":{"rendered":"https:\/\/promob.com\/blog\/?p=1280"},"modified":"2024-07-17T15:28:47","modified_gmt":"2024-07-17T18:28:47","slug":"preparacao-para-os-projetos-de-erp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/promob.com\/blog\/preparacao-para-os-projetos-de-erp\/","title":{"rendered":"Projetos de ERP e a sua prepara\u00e7\u00e3o: falando sobre!"},"content":{"rendered":"

Sobre projetos de ERP no meio empresarial temos tr\u00eas grandes conjuntos de a\u00e7\u00f5es a serem feitas, que s\u00e3o: Sele\u00e7\u00e3o de ERP<\/strong>, Implanta\u00e7\u00e3o de ERP<\/strong> e P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o de ERP<\/strong>, cada uma dessas etapas possui suas caracter\u00edsticas, relev\u00e2ncias, riscos e necessidades. Mas o que muitas pessoas n\u00e3o conseguem perceber \u00e9 que entre os projetos existem espa\u00e7os vazios<\/strong>, sem a\u00e7\u00f5es planejadas, mas cheios de riscos e atividades normalmente n\u00e3o controladas. Esses espa\u00e7os devem ser trabalhados na prepara\u00e7\u00e3o do projeto que vir\u00e1 em seguida, sendo que podem ser de extrema relev\u00e2ncia para o sucesso da maturidade dos ERP nas empresas. Vamos falar sobre isso:<\/p>\n

Uma determinada empresa estava h\u00e1 anos sofrendo com um ERP inadequado, o Diretor da empresa autorizou que fosse feito o processo de sele\u00e7\u00e3o de um novo ERP, por\u00e9m, entre a autoriza\u00e7\u00e3o e o in\u00edcio do processo passaram-se 6 meses e o mesmo foi iniciado pelo Comprador (que viu que ningu\u00e9m se movimentou com a Ordem de Compras aberta), mas, ele deu in\u00edcio ao projeto sem a inclus\u00e3o das pessoas-chave<\/strong>. Em uma pequena ind\u00fastria qu\u00edmica, que fez um bom trabalho na Sele\u00e7\u00e3o do ERP, o Diretor quis iniciar o projeto imediatamente, sem alocar ningu\u00e9m para a gest\u00e3o, com cobran\u00e7as extremas por resultados e agendas logo de in\u00edcio, mas n\u00e3o levou em considera\u00e7\u00e3o que a empresa estava passando por v\u00e1rias iniciativas estrat\u00e9gicas ao mesmo tempo e que o projeto teria uma melhor performance se fosse iniciado 3 meses depois. J\u00e1, em uma empresa de Aloca\u00e7\u00e3o de M\u00e3o de Obra que, passou por um processo traum\u00e1tico de Implanta\u00e7\u00e3o do ERP que durou 18 meses, nenhum gestor, nem mesmo o de TI, investiu tempo, energia e dinheiro nas atividades de P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o durante um ano, quando o banco de dados teve um grande problema e o backup n\u00e3o voltou.<\/p>\n

Poderia contar facilmente dezenas de hist\u00f3rias como essas e tenho quase certeza que depois de voc\u00ea analisar os pontos que vamos discutir neste artigo, vai perceber que tamb\u00e9m viu ou participou de algumas hist\u00f3rias assim. Em todos os casos estamos falando de riscos, desgastes e custos desnecess\u00e1rios provocados principalmente por despreparo e por fatores humanos em situa\u00e7\u00f5es n\u00e3o controladas.<\/p>\n

Antes do In\u00edcio da Sele\u00e7\u00e3o do ERP<\/strong><\/p>\n

Em geral, neste momento, vemos alguns cen\u00e1rios poss\u00edveis, que s\u00e3o:<\/p>\n

Cen\u00e1rio A:<\/strong> a empresa est\u00e1 passando por muita \u201cdor gerencial\u201d, onde \u00e9 administrada por planilhas eletr\u00f4nicas, pequenos sistemas especialistas e\/ou tem um ERP inadequado ou n\u00e3o t\u00e3o bom como deveria.<\/p>\n

Cen\u00e1rio B:<\/strong> a empresa est\u00e1 com a sua gest\u00e3o dentro das expectativas no momento, mas vai passar por mudan\u00e7as significativas como: trabalhar como franqueador, ter novos neg\u00f3cios dentro do grupo, fechar alian\u00e7a com empresas internacionais, etc.<\/p>\n

Cen\u00e1rio C: <\/strong>a empresa decidiu que precisa mudar o seu modelo de gest\u00e3o para se adequar \u00e0s necessidades do mercado ou por mudan\u00e7a de porte das opera\u00e7\u00f5es (para maior ou para menor).<\/p>\n

Em todos os cen\u00e1rios as empresas decidiram trocar o seu ERP. Entre a decis\u00e3o de Selecionar um ERP e efetivamente come\u00e7ar a sele\u00e7\u00e3o, podem ocorrer v\u00e1rias situa\u00e7\u00f5es prejudiciais, que s\u00e3o:<\/p>\n

01) Lentid\u00e3o excessiva para o in\u00edcio do projeto (estamos falando de meses e, at\u00e9 anos):<\/strong> normalmente causado pela n\u00e3o valoriza\u00e7\u00e3o do projeto e\/ou por estar passando por in\u00fameros desafios ao mesmo tempo, caso este n\u00e3o seja realmente uma \u00e9poca de exce\u00e7\u00f5es, isso \u00e9 um p\u00e9ssimo indicador, mostrando que a empresa n\u00e3o valoriza o ERP.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> divulgar em todas as oportunidades (reuni\u00f5es, relat\u00f3rios, comunicados, etc.) a necessidade da realiza\u00e7\u00e3o da sele\u00e7\u00e3o do ERP o quanto antes.<\/p>\n

02) N\u00e3o de aloca\u00e7\u00e3o de pessoas qualificadas e\/ou com autoridade suficiente para iniciar a sele\u00e7\u00e3o do ERP: <\/strong>esse \u00e9 um erro muito comum. O Comprador da sua empresa, mesmo que seja um excelente profissional, muito provavelmente vai ter dificuldades para conduzir este projeto. Para fazer isso, precisa ser geralmente um Gestor de Neg\u00f3cio ou de TI.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> procurar materiais dispon\u00edveis de faculdades ou na web que comente quais s\u00e3o os desafios na Sele\u00e7\u00e3o do ERP, e com isso enfatizar qual o perfil ideal de um gestor para este projeto.<\/p>\n

03) Pessoas com medo ou raiva do projeto de ERP geram problemas:<\/strong> diversas pessoas ainda t\u00eam muito medo dos projetos de ERP, principalmente por causa das experi\u00eancias anteriores neste tipo de projeto, ou ent\u00e3o, em fun\u00e7\u00e3o das not\u00edcias ruins de casos de Implanta\u00e7\u00e3o de ERP em empresas de todos os portes e segmentos. Isso ainda \u00e9 comum. Nos casos de troca de ERP, as pessoas envolvidas com a sele\u00e7\u00e3o e implanta\u00e7\u00e3o do ERP anterior, podem se sentir pessoalmente afetadas, pois a troca de sistema apresenta o risco de ser vista como um problema de compet\u00eancia delas. E essas pessoas, al\u00e9m de criarem um clima ruim para a Sele\u00e7\u00e3o do ERP, podem, inclusive, sabot\u00e1-lo antes mesmo da Sele\u00e7\u00e3o iniciar.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> identificar quais s\u00e3o os focos das pessoas com medo ou com raiva e trabalhar um a um o que pensam \/\/ fazer comunica\u00e7\u00f5es abertas tratando os medos.<\/p>\n

04) Pol\u00edtica interna gerando problemas: <\/strong>no mundo corporativo infelizmente vemos muitas pessoas tendo desaven\u00e7as pessoais e profissionais improdutivas com outras, e quando isso ocorre entre o corpo de gestores antes da Sele\u00e7\u00e3o do ERP iniciar, podemos ver todos os tipos de a\u00e7\u00f5es negativas acontecendo, desde mobiliza\u00e7\u00f5es para que o projeto n\u00e3o se inicie, at\u00e9 a\u00e7\u00f5es querendo pressionar o projeto, gerando atrasos, desgastes e expectativas distorcidas.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> monitorar os potenciais riscos de atritos gerados pela pol\u00edtica interna e verificar meios para mitig\u00e1-los.<\/p>\n

J\u00e1 observei projetos de Sele\u00e7\u00e3o de ERP aprovados pela Diretoria da empresa nunca serem iniciados. Em via de regra, a melhor solu\u00e7\u00e3o \u00e9 ter o menor espa\u00e7o poss\u00edvel de tempo entre a autoriza\u00e7\u00e3o do projeto e o seu in\u00edcio.<\/p>\n

Antes do In\u00edcio da Implanta\u00e7\u00e3o do ERP:<\/strong><\/p>\n

Neste momento podemos encontrar os seguintes cen\u00e1rios<\/p>\n

Cen\u00e1rio A: <\/strong>quase um ano se passou e voc\u00ea fez um excelente trabalho na Sele\u00e7\u00e3o do ERP, de forma participativa e fechando um contrato realmente vantajoso para a sua empresa, com um sistema que vai trazer grandes benef\u00edcios para o neg\u00f3cio, voc\u00ea sabe disso.<\/p>\n

Cen\u00e1rio B: <\/strong>a Sele\u00e7\u00e3o do ERP aconteceu de forma autocr\u00e1tica onde um, ou poucos gestores, fizeram o processo que achavam adequados e selecionaram o ERP que quiseram.<\/p>\n

Cen\u00e1rio C: <\/strong>durante a Sele\u00e7\u00e3o do ERP houve a participa\u00e7\u00e3o das pessoas-chave, mas sem processos adequados e a opini\u00e3o da equipe n\u00e3o foi efetivamente levada em considera\u00e7\u00e3o. Eles se sentiram enganados.<\/p>\n

Mas entre a assinatura do contrato e o in\u00edcio efetivo do projeto, tendo em considera\u00e7\u00e3o os cen\u00e1rios apresentados, h\u00e1 algumas possibilidades de situa\u00e7\u00f5es que precisam ser analisadas, tais como:<\/p>\n

01) Demora excessiva para o in\u00edcio da Implanta\u00e7\u00e3o:<\/strong> De forma programada, ter um tempo para iniciar o projeto de Implanta\u00e7\u00e3o (de algumas semanas, at\u00e9 dois meses) \u00e9 at\u00e9 vantajoso em alguns casos, mas quando isso ocorre sem controle porque a empresa est\u00e1 passando por outros desafios ou porque n\u00e3o se mobilizou para o projeto, isso \u00e9 um problema, porque, se o processo de Sele\u00e7\u00e3o de ERP ocorreu da forma correta, voc\u00ea colocou em toda a equipe um grau de expectativas e alavancou o entusiasmo de todos para o projeto. Esta demora pode gerar frustra\u00e7\u00f5es, at\u00e9 mesmo com danos irrepar\u00e1veis.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> cobrar das pessoas respons\u00e1veis na empresa uma data (a mais curta poss\u00edvel) para iniciar o projeto. Toque neste assunto at\u00e9 conseguir o compromisso.<\/p>\n

02) N\u00e3o aloca\u00e7\u00e3o dos recursos apropriados para iniciar a Implanta\u00e7\u00e3o. Principalmente um bom gerente de projeto: <\/strong>Ainda vemos muitos gestores de empresas achando que pelo fato deles estarem pagando uma por um projeto de ERP, todas as atividades s\u00e3o do fornecedor e n\u00e3o da empresa, por isso n\u00e3o alocam um gerente de projetos adequado ou com a dedica\u00e7\u00e3o de tempo que precisa.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> orientar o patrocinador do projeto sobre o perfil ideal do gestor deste tipo de projeto e verificar com esse profissional qual \u00e9 a melhor op\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

03) Comunica\u00e7\u00e3o sem controle sobre o projeto: <\/strong>\u201cFiquei sabendo que a empresa gastou uma fortuna para comprar um ERP novo, mas nos dar um aumento de sal\u00e1rio, nem pensar\u2026\u201d, \u201cVamos ter que trabalhar dobrado para fazer o projeto do ERP e n\u00e3o vamos ganhar nada com isso\u2026 s\u00f3 cobran\u00e7a…\u201d, \u201cMais uma vez v\u00e3o querer que eu mude a minha forma de trabalhar e n\u00e3o v\u00e3o nem me perguntar nada.\u201d. Esses e muitos outros pontos relacionados a Implanta\u00e7\u00e3o do ERP s\u00e3o trabalhados pelos gerentes de projetos, mas antes de iniciar o projeto, e esse per\u00edodo pode durar meses, enquanto n\u00e3o tem gerente definido, essas informa\u00e7\u00f5es ficam na \u201cr\u00e1dio corredor\u201d e v\u00e3o fazendo um estrago significativo no clima organizacional.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> atuar de forma preventiva, com uma comunica\u00e7\u00e3o aberta a todos, trabalhando os principais pontos de d\u00favida.<\/p>\n

Antes do In\u00edcio da P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP<\/strong><\/p>\n

Nesta fase, os cen\u00e1rios poss\u00edveis s\u00e3o:<\/p>\n

Cen\u00e1rio A:<\/strong> a Implanta\u00e7\u00e3o ocorreu bem, com poucos desn\u00edveis entre o planejado e o realizado.<\/p>\n

Cen\u00e1rio B: <\/strong>a implanta\u00e7\u00e3o n\u00e3o foi t\u00e3o bem assim, mas foi finalizada, alguns processos gerados est\u00e3o operando com baixa performance.<\/p>\n

Cen\u00e1rio C:<\/strong> a Implanta\u00e7\u00e3o foi finalizada, mas foi um desastre. Todas as pessoas envolvidas est\u00e3o extremamente desgastadas e a grande maioria dos processos tem car\u00eancias significativas.<\/p>\n

Apesar dos avan\u00e7os na Gest\u00e3o de Projetos ainda encontramos grande desgaste nas Implanta\u00e7\u00f5es de ERP e isso pesa bastante na P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o. Entre o Go Live <\/em>(que \u00e9 o momento onde o sistema antigo \u00e9 desativado e a empresa s\u00f3 utiliza o novo) e o fechamento da Implanta\u00e7\u00e3o e o in\u00edcio dos processos de P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP vemos alguns problemas acontecendo com bastante regularidade, tais como:<\/p>\n

01) O processo de P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP nunca \u00e9 efetivamente iniciado: <\/strong>chegamos at\u00e9 ver a empresa trabalhando com as fun\u00e7\u00f5es mais b\u00e1sicas de administra\u00e7\u00e3o dos usu\u00e1rios e tratamento de suas demandas, bem como algumas a\u00e7\u00f5es regulares de backup <\/em>do banco de dados, mas n\u00e3o uma vis\u00e3o sistematizada com todas as necessidades e potencialidades da P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP. Infelizmente essa \u00e9 uma realidade muito comum.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> durante a Implanta\u00e7\u00e3o do ERP j\u00e1 estruturar a P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

02) Demora excessiva para iniciar a P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP:<\/strong> isso ocorre principalmente porque as pessoas que tomam as decis\u00f5es est\u00e3o extremamente desgastadas com a Implanta\u00e7\u00e3o do ERP e quaisquer investimentos adicionais sobre o tema s\u00e3o associados \u00e0s lembran\u00e7as ruins da Implanta\u00e7\u00e3o do ERP.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> orientar os gestores sobre a import\u00e2ncia em manter os investimentos em ERP depois de implantado.<\/p>\n

03) Processo de P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP iniciado sem or\u00e7amento dispon\u00edvel (e deixando claro que qualquer gasto ser\u00e1 impedido): <\/strong>t\u00edpica a\u00e7\u00e3o gerada em ambiente que passou por alto estresse, onde os gestores n\u00e3o querem nem saber sobre o que est\u00e1 envolvido nesta fase de maturidade do ERP.<\/p>\n

A\u00e7\u00e3o:<\/u><\/strong> mesma a\u00e7\u00e3o anterior, orientar os gestores sobre a import\u00e2ncia em manter os investimentos em ERP depois de implantado, detalhando tudo que for necess\u00e1rio.<\/p>\n

Mais uma vez estamos falando de desgastes, custos e riscos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n

Conclus\u00e3o<\/strong><\/p>\n

J\u00e1 vivenciei um caso absurdo onde uma empresa de equipamentos comprou um projeto de ERP e pagou \u00e0 vista, por\u00e9m somente come\u00e7ou a implanta\u00e7\u00e3o mais de 2 anos depois; vi uma empresa de log\u00edstica que dois Gerentes de \u00e1reas tinham uma desaven\u00e7a pessoal e, pelo fato de um deles ter patrocinado o projeto de ERP, o outro implicou tanto e criou tantos empecilhos, que a Sele\u00e7\u00e3o de ERP s\u00f3 teve in\u00edcio 8 meses depois de ter sido aprovada; numa distribuidora de alta rotatividade de materiais, o Diretor da empresa exigiu uma an\u00e1lise apurada dos motivos para fazer o investimento em P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o do ERP que o Coordenador de TI teve que dedicar uma semana de trabalho, mesmo assim s\u00f3 conseguiu uma aprova\u00e7\u00e3o 3 meses depois.<\/p>\n

Se voc\u00ea realmente se importa com o sucesso do ERP na sua empresa assuma a responsabilidade por ele al\u00e9m dos projetos. Sei que sem ter a autoridade apropriada fica um pouco mais dif\u00edcil, mas o papel \u00e9 basicamente de um evangelizador do ERP enquanto n\u00e3o tem um gestor a sua frente.<\/p>\n

______________________________<\/p>\n

Conte\u00fado Licenciado:\u00a0<\/strong>Mauro Oliveira –\u00a0https:\/\/www.linkedin.com\/in\/maurooliveiraonline\/<\/a><\/p>\n

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Sobre projetos de ERP no meio empresarial temos tr\u00eas grandes conjuntos de a\u00e7\u00f5es a serem feitas, que s\u00e3o: Sele\u00e7\u00e3o de ERP, Implanta\u00e7\u00e3o de ERP e P\u00f3s-Implanta\u00e7\u00e3o de ERP, cada uma dessas etapas possui suas caracter\u00edsticas, relev\u00e2ncias, riscos e necessidades. 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