N\u00e3o importa o tamanho, a localiza\u00e7\u00e3o e o segmento de neg\u00f3cio de uma empresa, ela sempre vai precisar executar e gerenciar compras de produtos e\/ou de servi\u00e7os. E isso ocorre nos mais variados graus de complexidade, riscos e velocidades de trabalho. Por isso, hoje vou falar um pouco sobre gest\u00e3o de compras e os ERP.<\/p>\n
Muitos gestores ficam \u00e0 frente da jornada de compras ou monitoram de perto a sua execu\u00e7\u00e3o. \u00c9 por esse motivo que v\u00e1rios conseguem ter bons resultados e, \u00e0s vezes, at\u00e9 de forma regular, mas quase sempre na depend\u00eancia de alocar alto volume de tempo e de energia. Conseguintemente, as avalia\u00e7\u00f5es da performance do processo s\u00e3o com base em par\u00e2metros que nem sempre s\u00e3o adequados e com v\u00e1rios pontos de riscos envolvidos. Sob essas raz\u00f5es, os melhores ERP podem ter alguma dificuldade para implementar utilidades capazes de mitig\u00e1-los.<\/p>\n
Comprar certo, de forma inteligente e de forma pr\u00e1tica faz a diferen\u00e7a em muitos neg\u00f3cios. Os ERP s\u00e3o de fundamental import\u00e2ncia para que isso ocorra. Por\u00e9m, precisam ter a capacidade de atender \u00e0s melhores pr\u00e1ticas do mercado. Portanto, os gestores precisam saber como fazer um processo de compras que seja adequado para as suas necessidades. Dito isso, o processo considerado como ideal pode ser bem diferente do que ele imagina. Vamos falar sobre isso!<\/p>\n
Tudo come\u00e7a com a necessidade ou desejo por um determinado produto e\/ou servi\u00e7o que foi levantado por um profissional ou pelos algoritmos que o ERP usou durante as suas atividades. Neste momento, an\u00e1lises de disponibilidade s\u00e3o feitas e um processo de compras (abrindo ou alterando uma Ordem de Compras – OC) ser\u00e1 iniciado.<\/p>\n
Uma compra iniciada pode ser de itens patrimoniais, insumos, consum\u00edveis, projetos, servi\u00e7os, sistemas, itens importados etc. Isso pode ocorrer de forma pontual ou contratual, atrav\u00e9s de fornecedores certificados ou n\u00e3o (por licita\u00e7\u00e3o, por leil\u00e3o reverso, entre outros). Ou seja: cada situa\u00e7\u00e3o tem uma composi\u00e7\u00e3o de atividades e regras associadas.<\/p>\n
Ap\u00f3s aprovada, a compra tem os seus custos alocados no financeiro e na gest\u00e3o or\u00e7ament\u00e1ria. Al\u00e9m disso, segue um follow up constante para garantir a assertividade da entrega ou para tomar decis\u00f5es caso as situa\u00e7\u00f5es mudem. Consequentemente, os itens\/servi\u00e7os s\u00e3o entregues (ou n\u00e3o), e fatores de verifica\u00e7\u00e3o e a\u00e7\u00f5es de pagamentos s\u00e3o realizadas. No t\u00e9rmino, a OC \u00e9 finalizada.<\/p>\n
O texto descrito acima exemplifica que os processos de compras podem ser entendidos e analisados com um certo grau de simplicidade, mas essa vis\u00e3o est\u00e1 muito longe da realidade. Fica dif\u00edcil, em um artigo, conseguir descrever todos os detalhes sobre compras. Mesmo assim, vou retratar aqui os principais pontos envolvidos nele.<\/p>\n
Em situa\u00e7\u00f5es normais, pessoas e sistemas utilizam crit\u00e9rios para validar necessidades. De forma geral, essas necessidades s\u00e3o colocadas em Requisi\u00e7\u00f5es de Materiais (RM). Alguns chamam de Solicita\u00e7\u00e3o de Materiais (para mim, deveria se chamar de Requisi\u00e7\u00e3o de Itens, visto que pode ser solicitada qualquer coisa). Atrav\u00e9s de compet\u00eancias e an\u00e1lises, essa RM pode ou n\u00e3o ser aprovada e, caso tenha esses itens dentro da empresa, eles podem ou n\u00e3o serem alocados a ela.<\/p>\n
A RM aprovada e com itens pendentes de aloca\u00e7\u00e3o, portanto, \u00e9 disponibilizada para o processo de compras. Com base em regras de neg\u00f3cio, por\u00e9m, todas as RM pendentes de toda a empresa s\u00e3o compiladas (de forma autom\u00e1tica ou manual) e s\u00e3o geradas as Ordens de Compras (OC) e\/ou os itens s\u00e3o alocados em Ordens de Compras previamente abertas. Sempre direcionando para o comprador adequado.<\/p>\n
As empresas, de uma maneira em geral, convivem simultaneamente com v\u00e1rios tipos de processos de compras:<\/p>\n
Grande parte das empresas n\u00e3o t\u00eam uma pessoa executando o papel dedicado de comprador profissional. Nelas, os seus principais gestores\/assistentes fazem este trabalho. Por outro lado, nas demais organiza\u00e7\u00f5es existe um ou mais compradores profissionais atuando, mas mesmo assim h\u00e1 situa\u00e7\u00f5es onde gestores\/assistentes tamb\u00e9m realizam compras.<\/p>\n
Quando voc\u00ea especifica uma compra de 100.000 potes pl\u00e1sticos para serem usados por uma f\u00e1brica que envasa produtos, voc\u00ea est\u00e1 especificando e\/ou controlando uma s\u00e9rie de pontos. Alguns exemplos:<\/p>\n
Cada situa\u00e7\u00e3o cuja entrega n\u00e3o esteja de acordo com a OC pode gerar consequ\u00eancias negativas. Transtornos operacionais, n\u00e3o atendimento aos pedidos, multas pagas aos clientes, multas cobradas aos fornecedores, processos de separa\u00e7\u00e3o de materiais, destrui\u00e7\u00e3o, devolu\u00e7\u00e3o, entre outras a\u00e7\u00f5es indesejadas s\u00e3o alguns dos exemplos. Quando falamos de servi\u00e7os, portanto, as variantes podem ser ainda mais complicadas de serem mensuradas e tratadas.<\/p>\n
Em atividade lateral ao processo principal de compras, vemos o importante papel de buscar, em tempo h\u00e1bil, um conjunto de fornecedores realmente vi\u00e1veis para atender as demandas da empresa, bem como estabelecer um relacionamento ganha-ganha com eles. \u00c0s vezes, estas tarefas s\u00e3o desafiadoras, seja pelas caracter\u00edsticas de mercado, condi\u00e7\u00f5es das compras efetuadas ou dos riscos envolvidos.<\/p>\n
Durante minha experi\u00eancia em uma determinada multinacional, foi decidido pelo Presidente da unidade do Brasil, que haveria um trabalho muito forte de relacionamento com os seus fornecedores pequenos. Isso se realizaria enviando, sem custo, um servi\u00e7o de consultoria de gest\u00e3o empresarial e determinou que nenhum deles poderia vender mais de 30% da receita total para a empresa, evitando com isso que os mesmos quebrassem em eventual flutua\u00e7\u00e3o de compras da empresa. Como consequ\u00eancia, isso for\u00e7ou a amplia\u00e7\u00e3o do quadro de fornecedores e gerou est\u00edmulos para que esses profissionais se desenvolvessem, gerando ganho para todos.<\/p>\n
At\u00e9 aqui, n\u00f3s falamos em linhas gerais sobre pontos relevantes no processo de compras. Agora, vamos detalhar alguns pontos que s\u00e3o cr\u00edticos e comentar sobre o papel que a gest\u00e3o de compras e os ERP fazem (ou deveriam fazer) para que tudo funcione melhor, bem como sobre as defici\u00eancias que os gestores t\u00eam para administrar esse processo.<\/p>\n
A maioria dos ERP de mercado tem alguns recursos para tramitar as RM e as OC, mas muitos ERP deixam a desejar na atividade de aloca\u00e7\u00e3o e transforma\u00e7\u00e3o das RM em OC. No m\u00e1ximo, abrem uma tela falando das possibilidades e deixa que todo trabalho de an\u00e1lise seja feito pelo comprador, bem como as composi\u00e7\u00f5es das OC. Isso poderia ser automatizado e com mais intelig\u00eancia. Sendo assim, os par\u00e2metros para isso est\u00e3o (ou deveriam estar) dentro do ERP e as montagens deveriam ser feitas previamente cabendo ao comprador somente valid\u00e1-las.<\/p>\n
Para controlar o lead time de entrega dos fornecedores, a maior parte dos ERP tem meios espec\u00edficos de controle, mas poucos ERP definem e controlam o lead time para realizar o processo de compras. \u00c9 um engano imaginar que esse tempo \u00e9 insignificante. Por v\u00e1rias vezes, chega a ser maior que o lead time do fornecedor. Quando encontramos uma empresa com o ERP tendo este recurso, ent\u00e3o, \u00e9 comum ver os seus gestores n\u00e3o o usarem ou usarem de forma padr\u00e3o sem efetuar o devido controle e ajuste.<\/p>\n
A jornada de compras \u00e9 um processo que tem na sua ess\u00eancia a necessidade a troca de e-mail com os fornecedores. Por exemplo: alguns deles s\u00e3o autom\u00e1ticos e outros manuais, alguns com controle de a\u00e7\u00e3o de recebimento, alguns necessitam que esse profissional interaja com um sistema na web. Em alguns casos, ele retorna informa\u00e7\u00f5es por e-mail.<\/p>\n
O ideal \u00e9 que todo o relacionamento com o fornecedor ocorra em portais na web, com todas as possibilidades de comunica\u00e7\u00e3o que o processo pode ter, mas infelizmente isso ainda \u00e9 muito raro. Existem ERP de mercado que n\u00e3o tem qualquer portal associado e existem fornecedores que t\u00eam portais, mas grande parte deles tem car\u00eancias significativas de recursos e ainda existem alguns portais oferecidos como servi\u00e7os para facilitar o processo. Apesar de serem bons no que fazem, o cliente do ERP precisa realizar (e na maioria das vezes n\u00e3o o fazem) integra\u00e7\u00f5es para operacionaliz\u00e1-lo.<\/p>\n
Ou seja, uma quantidade absurda de empresas s\u00e3o totalmente dependentes dos e-mails para se relacionarem com os seus fornecedores, e o retorno dos e-mails n\u00e3o costuma ser interiorizado nos ERP.<\/p>\n
In\u00fameros fornecedores de ERP aprenderam a li\u00e7\u00e3o e come\u00e7aram a disponibilizar recursos para que os compradores possam, de uma forma relativamente pr\u00e1tica, incorporar e atualizar as tabelas de pre\u00e7os, associando os mesmos aos cadastros de itens da empresa. Contudo, o que vemos na maioria dos sistemas do mercado s\u00e3o solu\u00e7\u00f5es muito rudimentares, com grande necessidade de a\u00e7\u00f5es manuais e com muitas possibilidades de acontecerem erros.<\/p>\n
Esse \u00e9 um ponto cr\u00edtico da rela\u00e7\u00e3o entre gest\u00e3o de compras e ERPS que, se fosse colocado elementos facilitadores de an\u00e1lise, j\u00e1 ajudaria bastante. O que precisa aqui \u00e9 fazer com que os fornecedores de ERP percebam a complexidade envolvida nesta atividade, e como isso impacta de forma absurda muitos segmentos de neg\u00f3cio. Assim, poder\u00e3o dimensionar o esfor\u00e7o que precisam fazer para construir um bom recurso para suportar esta atividade.<\/p>\n
Praticamente todos os ERP de mercado t\u00eam o recurso de Mapa de Cota\u00e7\u00e3o, onde aparecem as informa\u00e7\u00f5es de cada fornecedor em uma determinada compra. Em alguns sistemas, o mesmo sugere um vencedor, o comprador faz a sua an\u00e1lise e segue um procedimento de aprova\u00e7\u00e3o. O problema est\u00e1 na disponibilidade de informa\u00e7\u00f5es para realizar as an\u00e1lises.<\/p>\n
\u00c9 comum encontrar Mapas de Cota\u00e7\u00e3o separando por fornecedor os pre\u00e7os de cada item da OC, o pre\u00e7o total da OC, os lotes m\u00faltiplos (variante log\u00edstica) do item e o valor m\u00ednimo de compra. Desse modo, todas as demais informa\u00e7\u00f5es precisam ser colocadas como texto adicional, mas n\u00e3o deveria ser assim.<\/p>\n
O ato de comprar est\u00e1 ficando complexo e precisa ter informa\u00e7\u00f5es que eram tratadas como adicionais dentro do contexto, tais como: tamanho de lote por lead time (se eu compro 1.000 unidades o fornecedor me entrega em 5 dias, mas se eu comprar 1.500 unidades ele pode precisar fazer duas entregas, cada uma levando 5 dias); se abre ou n\u00e3o a embalagem; varia\u00e7\u00f5es das caracter\u00edsticas das entregas (e dos seus custos) por valores, volumes e\/ou pesos, possibilidade de trabalhar CIF (o fornecedor entrega) e\/ou FOB (o cliente busca) e todos os custos associados; custos adicionais opcionais ou n\u00e3o (como embalagem terci\u00e1ria e quatern\u00e1ria, se quer a carga paletizada, etc.); descontos em cascata; descontos por condi\u00e7\u00f5es de compras, os potenciais cr\u00e9ditos fiscais da compra que cada fornecedor pode ter etc.<\/p>\n
Voc\u00ea pode falar que a rela\u00e7\u00e3o entre gest\u00e3o de compras e os ERP tem flexibilidade na camada de neg\u00f3cios e pode montar o que quiser; tamb\u00e9m pode afirmar que tem processos bem ajustados por tipo de compra; mas mesmo assim o interessante \u00e9 ter meios f\u00e1ceis e pr\u00e1ticos de ajustar os processos de cada OC, fazendo com que todo o tr\u00e2mite ocorra dentro do ERP. Simples e pr\u00e1tico s\u00e3o os pontos em quest\u00e3o aqui.<\/p>\n
Na sua empresa, as compras est\u00e3o sendo negociadas de forma positiva? Como voc\u00ea sabe disso? Quais as suas metas de performance de compras? Existem v\u00e1rios fatores, mas certamente um deles \u00e9 conseguir comprar abaixo da infla\u00e7\u00e3o do mercado.\u00a0 Logo, caso voc\u00ea compre itens que sejam vinculados a um item de base (como papel, pl\u00e1stico, petr\u00f3leo etc.), poder\u00e1 criar uma moeda espec\u00edfica desse item de base, controlando as varia\u00e7\u00f5es que ocorram somente com ele e verificar os resultados levando em conta a varia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
\u00c9 muito vasto e com muitas possibilidades o processo de compras. Neste artigo, sobre gest\u00e3o de compras e os ERP, elenquei somente alguns pontos que considero mais relevantes. In\u00fameros gestores est\u00e3o se empenhando em conseguir bons resultados nas suas compras e t\u00eam fornecedores de ERP que tamb\u00e9m fornecem sistemas que s\u00e3o mais \u00fateis. S\u00f3 falta conseguirmos alavancar mais esses esfor\u00e7os para que o mercado tenha uma base maturada de boas pr\u00e1ticas em compras.<\/p>\n
Muito sucesso. Compre bem.<\/p>\n
M\u00e3os e mentes \u00e0 obra!<\/p>\n