Como estão os atrasos na produção da sua fábrica de móveis? Se a resposta for preocupante, saiba que você precisa reverter esse cenário agora mesmo. A ineficiência no cumprimento de prazos é prejudicial para todo o negócio e afeta desde a produtividade dos colaboradores até a satisfação dos clientes.
Nesse momento, é preciso entender que a maior parte dos atrasos ocorre nos pontos de transição de uma etapa a outra. Por isso, é importante fornecer a mesma capacidade para os diferentes estágios e ter flexibilidade para executar mudanças sempre que necessário.
Quando esse aspecto é ignorado, vários são os reflexos negativos. Entre eles estão: perda de tempo e de qualidade, queda de produtividade, insatisfação dos clientes, aumento dos desperdícios e dos custos e desmotivação dos colaboradores. O que fazer para mudar o cenário? Confira 7 dicas que ajudarão a chegar lá!
1. Estruture um planejamento logístico
Uma indústria de móveis trabalha de forma direta com a logística, tanto no recebimento de matérias-primas e insumos quanto na entrega dos produtos aos clientes. Sem um planejamento bem elaborado, a tendência é que essa cadeia demore mais para ser finalizada, o que gera atrasos como consequência.
O ideal é trabalhar os diferentes fatores de forma estratégica. Para fazer isso, é preciso estabelecer alguns critérios, por exemplo, como será:
- a gestão de estoques;
- o sistema de inventário.
- o formato de organização e separação dos materiais;
- o planejamento das rotas.
Ao fazer isso, você estabelece as regras gerais a serem seguidas e pode criar procedimentos mais específicos. Por exemplo, qual deve ser a ordem de preparo de uma peça de mobiliário para evitar retrabalhos.
Ao mesmo tempo, tem mais chance de definir os investimentos necessários em tecnologia. Desse modo, diminui e até elimina falhas, que ocasionam atrasos e prejuízos para sua indústria.
2. Calcule os riscos
Cada setor tem riscos inerentes que precisam ser controlados. O ideal é conhecer as ameaças e designá-las aos responsáveis para os imprevistos serem impedidos por meio da identificação e solução dos problemas.
Caso exista um controle de qualidade, é importante usar as ferramentas de gestão de riscos. Uma delas é o FMEA, ou seja, a análise de modos de falha e seus efeitos. De acordo com essa metodologia, os potenciais erros são detectados, bem como seus possíveis efeitos na indústria.
Com essa análise, fica mais fácil classificar os riscos e criar planos de resolução dos problemas, caso existam ocorrências não planejadas. A consequência é a retomada mais rápida da produção e o menor índice de atrasos.
3. Defina os prazos com antecedência
É impossível trabalhar sem prazos — e os clientes de uma fábrica de móveis ficam ansiosos para verem o resultado. Por isso, determine quando as entregas devem ser feitas e repasse as datas para os colaboradores, a fim de que eles tenham o dia em mente.
Se os atrasos produtivos ainda ocorrerem, analise o nível de produtividade praticado pela equipe e reavalie a carga horária projetada. Confirme o tempo para execução de cada atividade e adicione uma margem de segurança, a fim de se precaver contra imprevistos.
Nesse processo, considere as diferentes etapas, como separação do material, emissão da nota fiscal, planejamento do carregamento etc. Utilize sistemas para fazer o sequenciamento adequado das entregas. Um exemplo é o roteirizador.
Lembre-se de que, se a entrega ao cliente for realizada antes do prazo, ele tende a ficar ainda mais satisfeito. Por isso, vale a pena adicionar essa margem de segurança. Além disso, a prática evita a sobrecarga de trabalho e o estresse dos colaboradores.
4. Engaje seus colaboradores
Em qualquer tipo de negócio, a motivação dos colaboradores é um item indispensável para a boa produtividade. Ao se sentirem pertencentes à equipe e trabalharem com foco nos objetivos, os atrasos da produção são menores, porque todos investem seu potencial máximo na tarefa.
O engajamento também evita o chamado presenteísmo. Ele ocorre quando o colaborador está no ambiente de trabalho, mas não tem concentração. Em outras palavras, ele está somente de corpo presente e produz muito pouco. Isso gera custos desnecessários e desfalca o time, que perde produtividade.
5. Otimize o processo de distribuição
As diferentes etapas contempladas no processo de distribuição precisam ser otimizadas. Elas se iniciam na separação do material e terminam na entrega ao cliente do móvel fabricado. O que fazer para abranger todos esses estágios?
O ideal é identificar as atividades exercidas e analisá-las para saber se existe chance de melhorá-las. Por exemplo, se é perdido muito tempo com o estoque, vale a pena investir em um sistema de localização de materiais, como o código de barras. Desse modo, o tempo de pesquisa é reduzido e há uma precisão maior na entrega.
Por sua vez, no transporte, vale a pena fazer o planejamento de rotas e ter ferramentas de monitoramento da carga. Trabalhar com softwares de gestão de projetos mobiliários é outro diferencial, porque você terá acesso a dados relevantes, que ajudarão a determinar quais etapas devem ser eliminadas.
6. Use a tecnologia
Há diferentes soluções de ponta a ponta que ajudam a alcançar objetivos estratégicos e evitar os atrasos na produção dos móveis. O ideal é contar com uma ferramenta completa, que otimize diferentes etapas sem exigir um investimento elevado. Lembre-se: o foco deve ser o custo-benefício.
Nesse momento, é importante contar com um ERP, ou sistema de gestão empresarial. Ele centraliza os dados e apresenta relatórios completos, que ajudam a automatizar processos, eliminar o retrabalho e reduzir as chances de erro.
Dentro dele, por exemplo, você tem acesso ao planejamento e controle da produção (PCP), que apresenta várias ferramentas de gestão. Outros recursos são:
- padronização e integração de processos;
- redução de custos com retrabalho;
- aumento da produtividade;
- precisão maior do custo final do produto;
- melhoria do controle de estoque.
Outra ferramenta interessante é aquela que permite programar a manutenção preventiva. A prática evita interrupções desnecessárias e aumenta a vida útil dos equipamentos. Com isso, o tempo de inatividade é maior e você reduz custos, já que evita reparos emergenciais.
7. Faça o mapeamento e a gestão de processos para a indústria
Outra medida fundamental para evitar atrasos produtivos é mapear os processos para gerenciá-los de forma adequada. Essa é uma forma eficiente de eliminar gargalos e falhas internas, como divergências de estoque.
Ao mapear as tarefas, procure os pontos que podem gerar atraso, detecte aquelas etapas passíveis de eliminação e defina estratégias para melhorar ou eliminar os riscos. A partir disso, instaure o Business Process Management (BPM), ou gestão de processos de negócio.
A ideia é garantir a melhoria contínua das atividades por meio do alinhamento da estratégia organizacional ao interesse dos clientes. A primeira etapa do BPM é justamente o mapeamento de processos. Depois disso, você ainda deve:
- padronizar os processos, a fim de estabelecer uma ordem a ser seguida e garantir um modelo que traga previsibilidade às tarefas;
- melhorar as atividades pelo BPI, para aproximar as expectativas do negócio e dos clientes e alcançar os resultados esperados;
- otimizar os processos para identificar oportunidades de melhoria e aperfeiçoar os efeitos atingidos.
Nessa atividade, o ERP também pode ajudar. Com uma solução específica para a indústria moveleira, você acompanha os indicadores de negócio e identifica todas as etapas realizadas. Os dados permitem aperfeiçoar as atividades, de acordo com os diferentes módulos utilizados:
- comercial;
- administrativo-financeiro;
- de produção e suprimentos;
- fiscal;
- web.
As soluções mais completas ainda contêm o módulo de Business Intelligence (BI). Ele traz informações estratégicas que ajudam a verificar o desempenho de cada área e tomar decisões acertadas, com foco nos resultados.
Seguindo essas 7 dicas, os atrasos na produção da sua fábrica de móveis serão reduzidos, porque haverá uma preparação para lidar com os imprevistos. Você ainda agirá de forma proativa, a fim de evitar problemas e interrupções do trabalho. A consequência é uma equipe de alta performance e a satisfação dos clientes.
Agora que você sabe o que fazer, que tal conhecer uma solução completa de ERP que ajudará a otimizar todos esses aspectos? Entre em contato com a Promob e veja como nosso sistema para indústria moveleira ajuda a alavancar os resultados!
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