Controlar processos bem-estruturados e eficientes é fundamental para obter bons resultados na gestão industrial. Sem essa organização, os riscos de erros e retrabalhos se tornam maiores, a troca de informações é ineficiente, a execução das atividades se torna mais lenta, entre outros problemas operacionais que prejudicam o andamento das rotinas.
No artigo de hoje, vamos falar sobre a fluidez dos processos, quais são os empecilhos para alcançá-la e quais soluções podem ser adotadas para implementá-la na empresa. Continue acompanhando a leitura e saiba mais sobre o assunto.
O que é a fluidez dos processos?
De maneira resumida, podemos dizer que a fluidez dos processos é sinônimo de poder executar todas as rotinas de forma mais dinâmica e com agilidade, ao mesmo tempo em que se consegue manter a qualidade dos produtos e serviços.
Para que isso seja possível, é necessário garantir a padronização desses processos, investir em automatização, desenvolver controles para o acompanhamento das tarefas e buscar constantemente por falhas e outros problemas que podem prejudicar o andamento do trabalho — e, consequentemente, os resultados do negócio — e levantar soluções que ajudem a corrigir esses pontos fracos.
Quais são os principais desafios para alcançá-la?
Apesar de a fluidez dos processos ser essencial para aprimorar o desempenho da gestão industrial, nem sempre ela é fácil de ser alcançada. Entre os principais desafios que podem ser enfrentados durante a otimização dos fluxos de trabalho, estão os motivos listados abaixo.
Identificar as mudanças necessárias
Primeiramente, antes mesmo de começar a fazer as melhorias, é preciso identificar quais mudanças são necessárias e o que precisa ser feito para aprimorar as rotinas. Isso ajuda a criar um planejamento e orientar para as práticas que devem ser adotadas. Além disso, esse estudo também ajuda a evitar que algumas alterações sejam aplicadas e acabem prejudicando a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Essa etapa envolve um estudo sobre os métodos de trabalho, a sequência de atividades, o fluxo de informações, entre outros aspectos relacionados aos processos, o que a torna demorada e envolve alguns recursos — como a necessidade de uma equipe para levantar esses dados e fornecer um relatório preciso e ter à disposição pelo menos um profissional do setor que possa explicar como tudo funciona, o que poderia prejudicar o andamento das tarefas.
Período de transição
Nessa etapa, as mudanças começam a ser implementadas e os colaboradores envolvidos nos processos precisam incorporar as novas práticas à rotina de trabalho.
Por trazer muitas novidades, a alteração, nessa fase, pode causar lentidão na execução das atividades, aumentar o risco de erros e influenciar no resultado final. Apesar de ser apenas um período de adaptação, algumas dificuldades podem surgir, tornando-se um desafio para a adoção dos novos métodos de trabalho.
Resistência à mudança
Outro ponto que se deve considerar é a resistência que os colaboradores podem apresentar em relação às mudanças. Isso é ainda mais notável quando se trata de profissionais que já estão na empresa há mais tempo e se acostumaram a executar as atividades de certa maneira.
Nesse caso, é preciso realizar um trabalho intenso junto à equipe de RH, para conscientizar sobre a importância que essas mudanças têm e os benefícios que elas trarão para a rotina e os resultados da empresa.
Engajamento dos envolvidos
Ainda existe a questão do engajamento que as pessoas têm em relação às melhorias. Além da resistência a mudança, também é preciso trabalhar em cima do compromisso e do empenho que as pessoas terão para adotar as melhorias e manter os métodos de trabalho definidos ao longo do tempo.
Quais soluções podem ser adotadas para implementá-la na gestão industrial?
Os desafios citados podem ser superados, de forma que a fluidez dos processos seja alcançada. Porém, para que isso seja possível, é preciso levar em consideração alguns pontos básicos, como os citados nos tópicos a seguir.
Mapeamento dos processos
O primeiro passo é realizar o mapeamento dos processos. Por meio dele, é feito um estudo dos fluxos de trabalho, buscando entender como se dá a dinâmica da rotina. Aqui, considera-se alguns pontos como:
- quais tarefas são sequenciadas e como elas se influenciam;
- quais são as entradas e saídas de cada processo (informações, insumos, materiais etc.);
- as responsabilidades de cada colaborador (e área) em determinado ponto do processo;
- insumos, materiais, ferramentas, mão de obra e outros recursos necessários para executar o processo.
Revisão dos fluxos de trabalho
Depois que o mapeamento é feito, todas as informações coletadas devem ser utilizadas para analisar os fluxos de trabalho. É nessa fase que se determina se eles são eficientes e trazem resultados satisfatórios ou se ele apresenta falhas que afetam o desempenho do setor e da empresa.
Mesmo que a rotina esteja dentro do considerado ideal, vale a pena identificar algumas oportunidades de melhorias que podem ser feitas para otimizar ainda mais as tarefas. Se possível, o ideal é documentar todas as etapas, já que elas podem servir como aprendizado para outras situações.
Identificação das mudanças
Falamos que a identificação das mudanças como um desafio a ser enfrentado, mas ela também é um aspecto necessário para promover melhorias e alcançar a fluidez dos processos na gestão industrial.
Aqui, depois das etapas anteriores, se torna mais fácil apontar quais são as alterações necessárias, onde elas estão (em qual fase do processo), listar quais são as possíveis soluções e os impactos que podem ocorrer depois das mudanças.
A partir desse ponto, esse projeto de otimização já está bem-estruturado e os envolvidos passam a ter um norte a respeito do que precisa ser feito.
Eliminação de tarefas desnecessárias
Durante a análise dos processos, será possível identificar quais etapas são desnecessárias, ou seja, quais não agregam valor ao resultado final, mas que mesmo assim continuam sendo feitas.
Nesses casos, o ideal é eliminá-las e tornar as operações mais enxutas. Com isso, consegue-se gerar economia de recursos — mão de obra, materiais, equipamentos e tempo, por exemplo —, gerando eficiência e redução de custos.
Adoção de uma ferramenta de gestão
A automatização de tarefas é essencial para garantir fluidez aos processos, já que ela contribui para reduzir o índice de erros, aumenta a agilidade na execução das tarefas, facilita a troca de informações, dá suporte à tomada de decisão, entre outros benefícios.
Investir em um ERP da Promob garante que sua empresa terá uma solução adequada para as necessidades do negócio, com uma excelente relação custo-benefício. Nele, é possível controlar processos que vão desde os mais operacionais (como os processos de produção) até a gestão industrial (com a geração de relatórios e obtenção de informações estratégicas que fornecem uma visão ampla das atividades).
Além disso, pode ser um sistema de gestão integrada, consegue-se acompanhar todos os setores, além da troca de informações entre eles ocorrer de forma automática. Em outras palavras, áreas como comercial, administrativa, financeira, produção, suprimentos e fiscal são monitoradas em uma solução única — em vez de precisar de várias ferramentas ou controles separados.
Como podemos ver, a fluidez dos processos é fundamental para se ter eficiência, aumentar a qualidade dos produtos e serviços, garantir a redução de custos e tornar a empresa mais lucrativa.
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