Para uma fábrica de móveis, a qualidade na gestão de estoque é essencial para garantir a qualidade dos produtos. Esse controle, geralmente, se refere ao armazenamento de matérias-primas.
Sendo assim, quanto mais eficiente for o gerenciamento, mais otimizado será o uso dos recursos e menores serão os custos de produção.
Pensando nisso, preparamos uma lista dos princípios que você deve seguir para garantir uma gestão de estoque eficiente na fábrica. Veja, ainda, quais ferramentas podem ser utilizadas com esse objetivo.
1. Inventário periódico
O inventário é, basicamente, uma lista que apresenta uma contagem de todas as mercadorias armazenadas no estoque.
Ao longo do tempo, pode surgir uma discrepância entre o que há no depósito e o que foi registrado em planilhas ou sistemas de gestão. Isso pode ocorrer em resultado de atrasos e conflito de informações entre os funcionários que controlam o estoque e os que registram as baixas no sistema, gerando erros na gestão da matéria-prima.
Dessa forma, em alguns casos, o cenário no estoque pode ser um, mas o que foi registrado no sistema não condiz com a situação real.
Por isso, o ideal é que o inventário realizado mensalmente, compare as informações do que há na realidade física do estoque com o registro virtual. Se os itens do estoque forem revisados todo mês, a chance de erros será bem menor.
2. Contagem cíclica
A contagem de ciclos nada mais é do que a contagem física e contínua de itens específicos do estoque, sendo uma das principais técnicas para a manutenção de inventários mais exatas. Ela será útil para você quantificar a eficiência dos seus processos e identificar a causa das falhas nos registros.
Esse método é indispensável, em especial se existem itens que apresentam problemas de informações quanto ao que realmente acontece no estoque e o que foi registrado todo mês. Em tais casos, faça um levantamento dos produtos e realize a contagem cíclica.
Para isso, pegue os 5 produtos mais críticos na falta de estoque ou que apresentem informações desencontradas e conte-os diariamente.
Essa prática vai evitar o desperdício de matéria-prima e o erro nos registros, que afetam desde a engenharia até a produção final do móvel.
Vale ressaltar que o número de produtos que vão fazer parte dessa contagem cíclica pode variar de 1 a 10, conforme a realidade da fábrica.
3. Implantação de um sistema informatizado
Assim como em outros setores da empresa, a tecnologia serve como aliada e auxilia na otimização dos processos e redução de custos. E isso não seria diferente na gestão de estoque.
Uma das principais ferramentas tecnológicas para um gerenciamento eficiente é o ERP (Enterprise Resource Planning) — modelos de software que ajudam a gerenciar os demais princípios da gestão de estoque.
Eles são capazes de integrar todos os setores da fábrica de móveis, desde a chegada do projeto até o pedido de vendas, o envio das informações para o almoxarifado e a alocação das matérias-primas. Dessa forma, reúnem em uma única ferramenta a gestão de estoque, de engenharia e de produção.
Por meio desses sistemas integrados, as informações são compartilhadas para todos os setores da fábrica, facilitando o controle dos processos e tornando o trabalho dos funcionários mais coeso e colaborativo.
Como os registros estão integrados, os colaboradores de todas as áreas tomam conhecimento de quais pedidos de matérias-primas devem ser feitos para que a produção ocorra dentro do prazo acertado.
Essa comunicação é essencial para que não haja falhas no setor de estoque. Por exemplo, se a demanda no departamento de vendas ou de moveis planejados aumentar e não houver troca de informações com o setor de compras, faltarão itens no estoque.
Assim, a implantação de um sistema informatizado reduzirá ou eliminará os ruídos na comunicação entre os diversos setores da fábrica, além de automatizar processos.
4. Controle de retrabalhos, consertos e aprimoramento de projetos
Os sistemas ERP também podem ajudar a controlar o retrabalho na gestão do estoque de uma fábrica de móveis, desde o projeto até a produção.
Por exemplo, durante a montagem, podem ocorrer o estrago de peças ou a necessidade de usar matéria-prima adicional (itens esses que não costumam ser incluídos no cálculo). Esses imprevistos podem ser mais bem controlados por meio de um software de gestão especializado.
Para isso, o ERP contabiliza os produtos e as matérias-primas, vinculando-os à necessidade de estocar peças adicionais e não permitindo que faltem em casos de imprevistos.
Além disso, o sistema ajuda a aperfeiçoar a engenharia do produto. Com todos os dados integrados (tanto na área de projeto como na área de produção), o sistema pode informar para os demais setores da necessidade de corrigir erros na estrutura dos móveis, que foram verificados na confecção e montagem.
5. Controle de entradas e saídas
Toda a movimentação do estoque deve ser devidamente registrada. Isso envolve a chegada de mercadorias compradas, exigindo a entrada da nota fiscal no sistema, bem como a saída da matéria-prima do estoque, quando ela é retirada para ser usada na produção, sendo necessário dar baixa nessa saída.
O uso de um ERP permite a baixa automática por meio da leitura de etiquetas realizada via sistema. É importante que essa baixa seja realizada o mais imediatamente possível no sistema para que não ocorram atrasos de informações e consequentes erros na produção.
A partir do momento em que se inicia um lote de produção, o funcionário deve produzir um documento no sistema informando especificamente a quantidade de itens de que precisará. Ele registra também quando e quantas peças chegaram ao estoque da fábrica.
Entre os documentos de movimentação de estoque, estão:
- documento de entrada: a nota fiscal fica anexada ao pedido de compra;
- documento de saída: a nota fiscal fica anexada ao pedido de venda;
- solicitação de materiais: trata-se da transferência de materiais dentro da própria fábrica, para o consumo interno e não está relacionado aos pedidos de produção;
- pedido de produção.
É importante que esses registros sejam feitos de forma instantânea para que as informações da realidade produtiva e do que consta no estoque sejam fidedignas.
6. Mão de obra capacitada
Apesar de os sistemas de gerenciamento eletrônico terem um papel fundamental na otimização dos processos no estoque da fábrica, eles só funcionam se houver pessoas para operá-los.
Para que a companhia tire o máximo proveito dos recursos do software, é indispensável treinar seus funcionários adequadamente. Esse treinamento poderá ser realizado por meio de cursos de qualificação e palestras motivacionais.
Lembre-se de que a gestão de estoque afeta toda a produtividade da fábrica. Se o estoque está com problemas, certamente o custo do produto também sofrerá alterações negativas, fazendo com a fábrica perca sua vantagem competitiva no mercado.
Portanto, guie-se por esses princípios apresentados e aperfeiçoe os processos do seu estoque.
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Uma resposta
Nas fábricas de móveis planejados que realizam compras de matérias primas, exclusivamente, para atender as demandas pontuais de seus clientes pode-se considerar que não trabalham com estoque?