Saber se a ferramenta ideal para a gestão da sua marcenaria é um software ou planilha é importante para manter um bom controle. Veja como identificar!
Gerenciar uma marcenaria exige organização, controle de custos e acompanhamento constante da produção. Nesse contexto, é muito comum que os gestores do setor moveleiro se perguntem: devo usar um software ou planilha?
As planilhas costumam ser a primeira opção, já que são simples, acessíveis e permitem personalização fácil. Porém, conforme o negócio escala e os processos se tornam mais complexos, elas tendem a gerar limitações.
Neste artigo, vamos explicar as principais diferenças entre as duas ferramentas, quando vale à pena investir em um software no setor moveleiro e como realizar a transição.
Quais são as diferenças entre software e planilha?
A principal diferença para decidir entre software ou planilha é o tipo de negócio ao qual cada ferramenta se aplica. Enquanto as planilhas funcionam bem em marcenarias pequenas e com processos simples, os softwares são mais adequados para empresas que estão em busca de crescimento, padronização e integração entre setores.
Vamos entender como cada ferramenta funciona.
Planilhas
As planilhas são ferramentas simples, criadas em programas como Excel ou Google Sheets. Elas geralmente são escolhidas por terem baixo custo, serem personalizáveis e por poderem ser configuradas conforme as necessidades de cada marcenaria, conforme abas, fórmulas e campos.
Porém, ainda dependem muito do controle manual e da atenção dos usuários. Nelas, erros de digitação, fórmulas incorretas e falta de padronização são comuns, principalmente quando mais de uma pessoa utiliza o mesmo arquivo.
Além disso, à medida que o volume de dados cresce, a tendência é que o gerenciamento das informações se torne mais complexo.
Software
Um software especializado centraliza informações e automatiza processos. A tecnologia permite controlar orçamentos, estoque, produção, consumo de materiais e até mesmo integrar máquinas CNC.
Na via contrária das planilhas, aqui é possível reduzir falhas humanas, melhorar a precisão dos dados ao integrar as informações dos setores, e gerar mais facilidade para o acompanhamento em tempo real. Ou seja, torna a operação mais eficiente como um todo.
Por mais que o investimento inicial seja maior, o ganho em produtividade e controle compensa rapidamente.
Quando escolher um software ou planilha?
A escolha entre software ou planilha depende muito do tamanho que a marcenaria executa atualmente, da complexidade dos processos e dos seus objetivos empresariais.
A planilha pode atender bem marcenarias pequenas, com poucos pedidos mensais, estrutura enxuta e processos simples, com baixa variação de projetos. Ela também é útil para quem está recém começando o negócio ou quer testar modelos de precificação e controle de custos antes de adotar um sistema mais completo.
Porém, quando o uso frequente delas começa a apresentar limitações, esse é um sinal claro de que chegou a hora de migrar para um sistema mais robusto.
O software, por sua vez, é indicado quando o volume de pedidos aumenta, as demandas dos clientes se tornam mais personalizadas e é necessário integrar as etapas do processo, desde o orçamento até o corte e a montagem.
Além disso, o uso de um sistema pode ser mais recomendado para marcenarias que utilizam máquinas automatizadas, precisam controlar sobras de material, acompanhar relatórios e reduzir desperdícios.
Sinais de que sua marcenaria precisa evoluir para um software
Em suma, os principais indícios de que a planilha já não está acompanhando o ritmo da operação são:
- Falta de padronização: quando cada colaborador cria o próprio modelo de planilha, isso dificulta a consolidação dos dados e aumenta o risco de erros e gargalos de produção.
- Retrabalho constante: quando as informações precisam ser reescritas, conferidas ou copiadas de um arquivo para outro.
- Perda de tempo com atualizações: quanto mais tempo a equipe gasta preenchendo planilhas, menos tempo sobra para atividades estratégicas, como o atendimento ao cliente e o planejamento da produção.
- Dificuldade em acompanhar dados e criar relatórios: quando é difícil ter informações consolidadas para o controle de consumo, fabricação e montagem.
Como migrar de planilha para software?
O processo de transição de planilhas para um software de gestão deve ser feito de forma gradual. Essa é uma forma de certificar que os dados sejam preservados durante a migração, e que a equipe se adapte à nova ferramenta sem interromper o funcionamento da empresa.
A seguir, veja como realizar essa mudança:
1. Mapeie os processos atuais
Realize um mapeamento completo dos processos da marcenaria. Entenda como os dados são coletados, quem é responsável por inseri-los nos documentos e quais informações realmente contribuem para a gestão.
Dessa forma ficará mais fácil identificar falhas, eliminar etapas desnecessárias e definir quais módulos e funcionalidades o novo sistema deve oferecer.
2. Escolha o software ideal
Com base nas necessidades identificadas, selecione o software que se adequa à realidade da sua marcenaria. Verifique se ele permite integração com máquinas CNC, controle de estoque, geração automática de orçamentos e emissão de relatórios personalizados.
Softwares especializados como o Promob são desenvolvidos especialmente para o setor moveleiro e contam com recursos voltados à produção sob medida.
3. Prepare os dados para a migração
Antes de iniciar a transição, revise e organize também todas as planilhas existentes. Dentro delas, elimine informações duplicadas, corrija inconsistências nos números e padronize as nomenclaturas de produtos, clientes e materiais. Isso vai evitar falhas e retrabalhos no novo sistema.
4. Treine a equipe para o novo sistema
A capacitação dos colaboradores é outro ponto-chave para o sucesso da migração. Todos devem entender a importância do software, como ele será usado no dia a dia e, principalmente, quais são os benefícios trazidos para o dia a dia no trabalho.
5. Monitore resultados e faça ajustes
Após a implantação, defina metas e indicadores de desempenho para acompanhar os resultados alcançados com a ferramenta. Verifique se houve redução de desperdício, aumento de produtividade e diminuição de erros em orçamentos.
Compare os números antes e depois da implementação do software e faça ajustes para identificar onde houve ganhos reais e quais processos ainda precisam ser otimizados. Isso mantém a operação em melhoria constante.
A escolha entre software ou planilha depende diretamente do estágio e das metas da marcenaria. Conforme a empresa cresce e a complexidade aumenta, é natural que as planilhas se tornem complicadas de usar, e aí elas devem ser substituídas imediatamente para melhorar os resultados do controle
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